2、审核通知

根据风险评估的结果和/或审核计划，可能发送也可不发送审核的事先通知。这会导致三种可能的审核类型：

1.  通知：被审核场所同意或得知审核日期。

2. 半通知：协商一致的审核日期在一个时间范围内。

3. 不通知：不发出事先通知。

这些审核类型的使用或组合取决于每个供应链内的具体情况。对于审核类型的选择没有严格的指南，但是包含了一些何时使用何种审核类型的示例。

2.1 通知的审核

开展通知的审核应为商业关系的一般组成部分。然而，存在用工场所可能专门审核做准备的风险，最好的做法是混合使用通知、半通知和不通知审核，从而降低风险。买方公司应将其通知审核的制度向供应商和用工场所做明确沟通。制度应包括以下要点：

● ● 买方公司应提前和用工场所就审核日期达成共识。

● ● 用工场所须在审核前提供最新和精确的预审核和自我评估信息。

● ● 审核员在审核当日出具正确的凭证后应被允许对场所进行全面访察。

● ● 在审核当日应提供必要的记录，相关人员应在现场。

2.2 半通知审核

半通知审核降低了商业关系的风险，提高了买方公司恢复关系的能力。买方公司应将半通知审核制度向供应商和用工场所做明确沟通。制度应包括以下要点：

● ● 买方公司或审核机构将指定审核可能发生的时间范围。审核时间范围可能从2周至2个月不等。SSF建议3周时间效果最好。

● ● 所有场所须在上述时间范围之前提供最新和精确的预审核和自我评估信息。

● ● 审核员在上述审核时间范围内出具正确的证件后，应被允许对场所进行全面探察。

● ● 在上述特定的时间范围内场所应保存必要的记录。

2.3 不通知审核

不通知审核中，场所没有机会做任何准备，因此审核员可了解到场所正常状态下的条件。然而，场所有可能把突击审核当成欺骗行为，因此审核员可能无法进入场所，为了完成审核而探访当日可能也无法了解到必要的信息或接触相关人员。

为了尽可能降低这类风险，买方公司应将不通知审核的制度明确告知供应商和场所。关于此制度，应陈述以下要点：

● ● 随时可能进行不做事先通知的审核。

● ● 所有场所须定期提供审核前和自我评估信息，提供的信息必须准确。

● ● 审核员出具正确的证件后，应被允许对场所进行全面探察。

● ● 场所应保存必要的记录，随时可供查阅。

注意：不做事先通知的突击审核对于了解场所工作状态的具体情况非常有效，有助于发现高风险问题，但使用这种方法有可能为供应链中的关系埋下隐患，降低了买方公司恢复关系的能力。很多公司的经验显示未做事先通知的突击审核应保留用于尽职调查或特殊问题，如怀疑的重要问题、缺少供应商的说明/参与、涉嫌欺诈等。

3 、审核顺序

为了 SMETA审核流程的清楚明晰，Sedex 会员就审核顺序的定义达成了共识。审核场所可以通过以下方法的组合进行评估：

● ● 完整首次审核：指用工场所第一次被审核。

● ● 周期审核：往往是一次完整审核，用来持续监视供应商场所。周期审核的间隔可以因个体会员的不同而不同。

● ● 跟进审核：根据初次审核的结果，可能会要求跟进审核。

• ● ● 正常情况下，跟进审核是用来检查初次审核中所发现问题的进展情况；因此其持续时间可能比初次审核或完整审核更短 。通过跟进审核也可以看出持续改进的发展过程。上一次审计中发现的问题必须向所有适当的工作场所人员沟通汇报，然后再进行跟进审核。具体操作方法是：将上一次纠正措施计划报告内容再次作为预审核信息的一部分向其发送。跟进审核共分为3类：
• ● ● 完整跟进审核：本术语是用于描述这样一次场所拜访：之前的审核中发现了如此大范围的不合规项以至于要求一次完整审核来核实纠正措施。在这种情况下，其方法及范围类似初次审核，但是要考虑之前审核的发现。
• ● ● 部分跟进审核：本术语用于描述这样一次审核：审核员拜访场所但只检查之前审核所发现问题的进展情况；那么这次审核在Sedex中应记录为部分跟进审核。
• ● ● 桌面跟进：可被用于不要求场所拜访的能够远程核实的纠正措施，例如通过使用电子邮箱发送的照片证据或文件。

注意：如果审核员再次拜访场所，检查劳工标准中的所有项目，那么这应被记录被完整跟进并在审核报告中注明。

 4、模块SMETA审核

应会员的要求，SMETA目前已经扩展，包括了延伸的环境和商业道德评估。

4.1 背景

• 为了反映出社会责任更宽广范围的性质，Sedex会员创建了4-模块SMETA审核，包括环境（延伸评估）和商业道德两个附加的模块。已经设计了最佳实践指南，衡量参考和相关报告，以便用户能够包括一个或两个附加的模块，加到2-模块SMETA规程中时，这两项附加模块预计持续0.5个审核工作日。包括劳动标准和健康与安全的2-模块审核，附加成分见“SMETA 衡量参考”1-10B2，其中提供了适用标准的详细内容。
• 附加的2-模块，即环境（延伸评估）和商业道德，见“SMETA 衡量参考”10B4和10C，其中提供了适用标准的详细内容。
• 注意：鉴于时间分配，附加的2个模块不能认为属于完全的环境和商业道德审核的替代，但这两个模块有助于决定是否需要对供应链进行完全审核。

4.2 使用

• 当审核员进行环境表现评估时，他们将评估用工场所是否符合适用的当地法律。
• 关于商业道德，评估流程要检查法律符合性，也要检查国际和客户的要求/标准。Sedex会员有必要清楚何时要求4-模块审核，因为花费的额外时间有可能导致额外的时间,资源和费用。环境（延伸版）和商业道德模块涉及的评估过程包括对已完成SAQ的核实，阅读者应拥有以下选择：

               ● ● 决定采取进一步行动。

              ● ● 决定要求一次完整的环境和商业道德审核。

              ● ● 识别风险并对其他适当行动做出决定。

• 注意：对于环境和商业道德评估，只有用工场所不符合当地/国家/国际法律或客户的要求时，才会提出不合规项。所有其他环境方面的发现都将记录为观察项。对于商业道德评估，任何发现都将记录为观察项，通过会员之间不断商榷来定义相关标准定义。

4.3 应用

• 因为两个模块合计分配的时间为0.5个审核员日，访谈次数可能会受到限制并且文件检查可能是“辅助性的自我评估”而不是完整的调查。然而，当会员没有准备好进行完整的环境和/或商业道德审核时，他们可能发现这个过程是有用的。

4.4 环境和商业道德评估的执行

• 由于每个额外的模块需要花费的时间都不超过0.25个审核工作日，所以审核员一定要使用提供的SMETA指南，才能涵盖所有的要点。部分重要文件见如下详细说明。

4.4.1 文件检查：在审核之前，审核员应检查已完成的SedexSAQ，并且应使用评估过程来确认场所的政策和程序是否与SAQ一致。任何不符都应在审核报告中注明。

4.4.2 许可和执照：应比照法律和客户要求进行检查，详细情况应在审核报告中加以说明。也应包括针对用工场所的关于环境问题和商业道德的相关控诉或法律诉讼的概括说明，并应对ISO14000，EMAS、建筑物或安全认证

等本地认证进行说明。

4.4.3 自然资源的使用：在审核报告中应当量化说明对自然资源的使用和处置，例如水的使用/回收/排放量——详细内容见“SMETA衡量参考”和SMETA审核报告。

4.4.4 管理人员访谈：通过与相关人员面谈，审核员检查文件证据和实际操作。这一访谈至少应包括场所确认的环境和商业道德表现的具体负责人。

4.4.5 工人访谈：审核员寻求查证法律责任方面的实践，例如环境及废水排放方面。与负责检查这些工作的员工交谈可以作为程序正确执行的证据。对于商业道德，应与商业道德政策最相关的部门进行面谈，例如销售、采购、服务控制及物流部门。

4.4.6 审核员最少要与环境及商业道德中各一个工人面谈。

注意：特别是商业道德问题，如果制度不存在，审核员应抓住机会使用评估流程提升意识和引起重视。为了对流程提供协助，SSF制定了建议的内容框架——见  “SMETA衡量参考” 10C部分。在资源区可查找会员的附加信息，“SMETA审核员延伸版环境和商业道德评估指南”和“SMETA供应商延伸版环境和商业道德评估指南”。